Piloter les activités de son entreprise avec un backoffice

Dans un contexte de plus en plus compétitif et compliqué comme celui d’aujourd’hui, les entreprises exploitent toutes les ressources possibles pour réduire les coûts, améliorer l’organisation interne et offrir un service basé sur l’excellence. Un exemple concret de cette réalité est le backoffice. C’est un ensemble de tâches qui, à la différence du front office, englobe une série d’activités administratives indispensables au bon fonctionnement de l’entreprise.

La pertinence actuelle du backoffice n’est pas anodine. Dans cet article, nous analysons les avantages les plus importants de la mise en œuvre du backoffice dans les entreprises. Que ce soit par l’autogestion de l’entreprise ou par l’externalisation de ce service, la vérité est que le backoffice permet d’améliorer la productivité des entreprises en optimisant au maximum les ressources disponibles.

Quelles sont les tâches et les fonctions du backoffice ?

Voici quelques-unes des tâches et fonctions les plus importantes et les plus connues.

Tâches administratives

Elle comprend toutes les fonctions liées aux ressources humaines, à l’organisation du personnel, à la gestion du personnel, au classement de divers documents internes d’importance vitale pour l’entreprise, à la mise à jour de la base de données et au suivi des informations envoyées aux clients potentiels, entre autres fonctions.

Tâches de facturation

Il s’agit notamment d’activités telles que le recalcul des factures, l’établissement de notes de crédit, l’application de frais de facturation ou l’archivage des factures, entre autres. De manière générale, les tâches de facturation englobent toutes les fonctions allant au-delà de l’émission d’un appel téléphonique. Pour la création et l’émission des factures, on utilise un programme de calcul spécial et complètement différent des programmes utilisés dans le front office ou dans le service clientèle. C’est l’une des raisons les plus importantes pour mettre en place un service de backoffice, qu’il soit interne ou externalisé.

Gestion des commandes

Disposer de son propre service de gestion et de suivi des commandes est l’une des grandes possibilités qui s’offrent à toutes les entreprises qui font appel à un service de backoffice. Certaines tâches quotidiennes, comme le contrôle du nombre de produits ou la difficulté de résoudre une situation liée à une commande non livrée, peuvent submerger le travail quotidien du Front Office. Pour cette raison, il est nécessaire d’avoir son propre département en charge et responsable du bon suivi de ces tâches.

Gestion du recouvrement et du non-paiement

C’est sans aucun doute l’une des grandes utilités du backoffice. Le suivi et le contrôle des tâches en suspens liées aux non-paiements nécessitent une couverture spécifique. Ce qui permet une gestion globale.

Rédaction, gestion et suivi des emails dans les campagnes de marketing par email

Les nouvelles technologies de communication rapprochent les entreprises des clients de manière bidirectionnelle. Un exemple concret est celui des campagnes de marketing par courriel ou même l’envoi de courriels. Pour la rédaction, la gestion et le traitement des courriels, il est nécessaire de disposer d’un service de backoffice chargé de faire le tri entre les courriels qui n’ont pas besoin d’être gérés et ceux qui en ont besoin. Par la suite, il sera obligatoire de les classer par type de gestion.

Si vous voulez mettre en place le backoffice dans votre entreprise mais que vous ne savez pas vraiment comment commencer, des professionnels peuvent vous aider. Faites appel à cette agence spécialisée dans le développement de backoffice qui dispose d’une expérience éprouvée, d’une connaissance approfondie et d’une maîtrise absolue de toutes les techniques essentielles et nécessaires. Ainsi, vous pouvez mettre en place un service de backoffice avec toutes les garanties de succès.

Communication avec les clients

Une relation de communication basée sur la fluidité, la transparence et la sincérité sont toujours indispensables surtout dans les relations d’affaires. La communication continue avec les clients est l’une des fonctions prioritaires du backoffice. Il s’agit de tenir les clients informés à tout moment par le biais de divers canaux tels que les appels, les messages ou les e-mails, entre autres outils.

Outre les tâches et fonctions décrites ci-dessus, le fait de disposer d’un service de backoffice est essentiel pour simplifier les tâches (et donc gagner du temps). Cela signifie améliorer le flux de communication et les relations entre les différents départements de l’entreprise.

Grâce au backoffice, les procédures de service sont améliorées. Pour que le backoffice offre des résultats optimaux et excellents, il est nécessaire que l’entreprise soit préalablement adaptée aux TIC en manipulant l’Internet et diverses applications. Une autre des clés essentielles pour garantir le succès de l’implication du backoffice est l’incorporation avec le reste des secteurs de l’entreprise.

En résumé, le backoffice s’occupe de la gestion et du contrôle corrects de tous les domaines. Bien que ne générant pas directement de revenus pour l’entité, ils sont indispensables au bon fonctionnement de l’entreprise.

Il est nécessaire de rappeler que le concept de backoffice peut (et doit) être appliqué à tout type d’entreprise, qu’il s’agisse de PME ou de multinationales. Et cela avec un objectif commun : améliorer les processus et obtenir une meilleure performance pour l’entreprise.